GEVER und elektronische Archivierung

Nein, die Systeme müssen die Minimalanforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllen:

• zur elektronischen Geschäftsverwaltung
• zur elektronischen Archivführung 
• zu den archivtauglichen Formaten

Nur so können Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen dauerhaft elektronisch archiviert werden.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711),  Artikel 19, Abschnitt 4 und Artikel 26, Abschnitt 1

Der Kanton plant bis Ende 2027 ein eArchiv für Gemeindedaten aus von Kanton und Gemeinden gemeinsam genutzten Applikationen wie beispielsweise eBau einzuführen. Die Aufnahme des Betriebes ist auf Anfang 2028 vorgesehen. Für gemeinsam genutzte Applikationen ist die Nutzung des vom Kanton Bern zur Verfügung gestellten eArchivs verbindlich. Die Gemeinden werden das digitale Langzeitarchiv zudem auf freiwilliger Basis auch für weitere Gemeindedaten nutzen können.

Der Kanton finanziert den Aufbau der Basisinfrastruktur; die Gemeinden tragen die Kosten für ihre Anbindung, den Betrieb und die Weiterentwicklung. Konkrete Zahlen können zum aktuellen Zeitpunkt nicht genannt werden.

Aktuell bietet der Kanton keine Lösung für die Gemeinden.

Die laufende Archivgesetzrevision verfolgt diesbezüglich zwei Ziele:

• Die Gemeinden müssen für die Archivierung von Daten aus gemeinsam genutzten Applikationen (Kanton / Gemeinden) das digitale Langzeitarchiv nutzen, welches der Kanton zukünftig bereitstellen wird.
• Für die digitale Archivierung aller weiteren Gemeindedaten ist ein freiwilliger Teil vorgesehen.

Auch wenn der Kanton den Gemeinden ein System mit Funktionen zur digitalen Langzeitarchivierung bereitstellt, bleiben die Gemeinden für die Archivführung verantwortlich.

Die Lösung besteht aktuell noch nicht! Zuerst muss die Archivgesetzrevision in Kraft sein und danach das Umsetzungsprojekt durch den Grossen Rat bewilligt werden.

Für die Gemeinden gilt bis zur Einführung des digitalen Primats, d.h. bis zur Einführung eines professionellen, revisionssicheren GEVER-Systems, das Papierprimat. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle dauernd aufbewahrungswürdigen Unterlagen ausgedruckt, wo nötig unterschrieben und geordnet im Gemeindearchiv archiviert werden.

Eine File-Ablage oder ein DMS-System genügen diesen Ansprüchen nicht.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711)

Diese technischen Anforderungen müssen alle umgesetzt bzw. im Einsatz sein:

• Dossierprinzip
• Ordnungssystem
• Schutz / Sicherheit
• Metadaten
• Bewertung
• Abschliessen von Dossiers
• Konvertieren von Dokumenten
• Geordnete Übernahme

Für die technischen Anforderungen verweist die ArchDV Gemeinden auf die Koordinationsstelle für dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711), Artikel 26 Absatz 1 

Die Lösung der Firma XY erfüllt aktuell nicht alle Anforderungen, es fehlt die archivische Ablieferungsschnittstelle eCH-0160.

Erfüllt die Lösung der Firma XY bis zum Stichtag, an dem die (Kirch)Gemeinden ein GEVER-System einführen müssen, alle Anforderungen? Und sind diese bei den (Kirch)Gemeinden auch umgesetzt? Dann spricht nichts gegen den weiteren Einsatz dieser GEVER-Software.

Ist unklar, ob die aktuell verwendete GEVER-Lösung alle Anforderungen der Koordinationsstelle für dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllt? Dann können Sie dies beim Anbieter nachfragen.

• eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle
• Übergangsbestimmungen gemäss Verordnung vom 11. Januar 2023 über die digitale Verwaltung (DVV; BSG 109.111), Artikel 30 

Betreffend digitaler Langzeitarchivierung siehe die Frage «Bietet der Kanton den Gemeinden eine Lösung für die Langzeitarchivierung?».

Betreffend der GEVER-Einführung bei den Gemeinden: Der Kanton Bern hat keine aktive Rolle und keinen Auftrag. Das Bildungszentrum für Wirtschaft und Dienstleistung BWD bietet Schulungen an, welche ein Mitarbeiter des Staatsarchivs als Privatdozent gibt:

• Einführung von GEVER - Mehr als eine rein technische Frage!
• GEVER – Nutzung des vollen Potentials und Vorbereitung auf digitale Langzeitarchivierung

Es gibt beim Verband Bernischer Gemeinden VBG einen Erfahrungsaustausch zur digitalen Archivierung, bei dem jedoch der Kanton nicht involviert ist:

BEGEM: Zusammenarbeit / Erfahrungsaustausch unter den Gemeinden

Ab dem Zeitpunkt der Einführung des digitalen Primats müssen alle neuen Dossiers vollständig digital geführt werden.

Eine Retrodigitalisierung der vor dem Primatwechsel abgeschlossenen Dossiers bzw. sich im Archiv befindenden Unterlagen ist nicht nötig. Wichtig ist, dass es einen klar definierten Schnitt (Zeitpunkt des Primatwechsels) gibt und die in Bearbeitung stehenden Dossiers entweder vollständig ins analoge oder digitale Primat überführt werden.

Bei der Archivierung von Gemeindedaten ist zu unterscheiden zwischen:

• Daten aus gemeinsam mit dem Kanton genutzten Applikationen wie z.B. eBau oder neues Fallführungssystem NFFS 
• in den Systemen einer Gemeindeverwaltung anfallenden, weiteren digitalen Gemeindedaten (wie z.B. die Daten von Geschäftsverwaltungslösungen mit Fachmodulen)

Der Kanton Bern fokussiert derzeit auf die Archivierung von Daten aus den gemeinsam genutzten Applikationen, da hier der Handlungsbedarf am grössten ist. Für die digitale Archivierung aller weiteren Gemeindedaten ist ein freiwilliger Teil vorgesehen.

Wichtig ist, dass die archivierten Daten der Gemeinden und des Kantons klar voneinander getrennt gelagert werden.

Es hat eine Ausschreibung stattgefunden, welche der Anbieter histify gewonnen hat. Der Kanton finanziert den Aufbau der Basisinfrastruktur; die Gemeinden tragen die Kosten für ihre Anbindung, den Betrieb und die Weiterentwicklung.

Auch wenn der Kanton den Gemeinden ein System mit Funktionen zur digitalen Langzeitarchivierung bereitstellt, bleiben die Gemeinden für die Archivführung verantwortlich.

Für die Gemeinden gilt bis zur Einführung des digitalen Primats, d.h. bis zur Einführung eines professionellen, revisionssicheren GEVER-Systems, das Papierprimat. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle dauernd aufbewahrungswürdigen Unterlagen ausgedruckt, wo nötig unterschrieben und geordnet im Gemeindearchiv archiviert werden. Eine File-Ablage oder ein DMS-System genügen diesen Ansprüchen nicht.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711),  Artikel 26