GEVER et archivage électronique

Non, les systèmes doivent répondre aux exigences minimales du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) :

• Exigences pour la gestion de documents électroniques
• Exigences pour l’archivage électronique
  
• Exigences pour les formats adaptés à l’archivage

Ce n’est qu’ainsi que les documents issus de domaines d’activité qui font l’objet d’un traitement exclusivement électronique peuvent être archivés durablement sur un support électronique. 

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), article 19 paragraphe 4 et article 26 paragraphe 1

Lorsqu’il est question d’archivage de données communales, il faut distinguer entre :

• les données issues d’application utilisées conjointement avec le canton, comme eBau ou le nouveau système de gestion des cas NFFS et
• les autres données communales numériques provenant des programmes d’une administration communale (p. ex. les données de logiciels de gestion des affaires contenant des modules spécialisés).

Le canton de Berne se concentre pour le moment sur l’archivage de données issues d’applications utilisées conjointement, puisqu’il s’agit du secteur où les besoins sont les plus importants. Un volet facultatif est prévu pour l’archivage numérique de toutes les autres données communales.

Il est important que les données archivées de communes et du canton soient clairement séparées au niveau du stockage.

Un appel d’offres a été organisé, et remporté par le prestataire histify. Le canton finance la mise en place de l’infrastructure de base ; les communes assument les coûts de leur raccordement, de l’exploitation et du développement ultérieur.

Même si le canton met à disposition des communes un système avec des fonctions permettant l’archivage numérique à long terme, les communes restent responsables de la gestion de leurs archives.

Pour les communes, la primauté du papier s’applique jusqu’au lancement de la primauté du numérique, c’est-à-dire jusqu’à l’introduction d’un système inaltérable de gestion électronique des affaires de niveau professionnel. D’ici là, tous les documents dignes d’être conservés de façon permanente doivent être im-primés, signés si nécessaire, classés et conservés dans des archives communales. Le stockage dans un dossier ou un système de gestion des documents ne satisfait pas ces exigences.

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), article 26

Le canton prévoit d’introduire des archives électroniques pour les données communales issues d’applications utilisées conjointement par le canton et les communes, tels qu’eBau, d’ici la fin de l’année 2027. La mise en service est prévue pour début 2028. Les archives électroniques mises à disposition par le canton de Berne doivent impérativement être exploitées pour les applications utilisées conjointement. Les communes pourront également utiliser les archives numériques à long terme pour leurs autres données communales, sur une base volontaire.

Le canton finance la mise en place de l’infrastructure de base ; les communes assument les coûts de leur raccordement, de l’exploitation et du développement ultérieur. Pour l’heure, les chiffres concrets ne sont pas encore disponibles.

Pour le moment, le canton ne propose pas de solution aux communes.

La révision en cours de la législation sur l’archivage poursuit à cet égard deux objectifs :

• Les communes doivent utiliser les archives numériques à long terme que le canton mettra à l’avenir à disposition pour l’archivage de données issues d’applications utilisées conjointement par le canton et les communes.
• Un volet facultatif est prévu pour l’archivage numérique de toutes les autres données communales.

Même si le canton met à disposition des communes un système avec des fonctions permettant l’archivage numérique à long terme, les communes restent responsables de la gestion de leurs archives.

Pour l’heure, cette solution n’existe pas encore. Il faut tout d’abord que la révision de la loi sur l’archivage entre en vigueur et que le projet de mise en œuvre soit validé par le Grand Conseil.

Pour les communes, la primauté du papier s’applique jusqu’au lancement de la primauté du numérique, c’est-à-dire jusqu’à l’introduction d’un système inaltérable de gestion électronique des affaires de niveau professionnel. D’ici là, tous les documents dignes d’être conservés de façon permanente doivent être imprimés, signés si nécessaire, classés et conservés dans des archives communales.

Le stockage dans un dossier ou un système de gestion des documents ne satisfait pas ces exigences.

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711)

Les exigences techniques suivantes doivent toutes être disponibles :

• Principe du dossier
• Système de classement
• Protection et sécurité
• Métadonnées
• Évaluation
• Clôture de dossiers
• Conversion de documents
• Prise en charge prédéfinie

Pour les exigences technique, l’ODArch communes renvoie au Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO). 

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), article 26 paragraphe 1

Die Lösung der Firma XY erfüllt aktuell nicht alle Anforderungen, es fehlt die archivische Ablieferungsschnittstelle eCH-0160.

Erfüllt die Lösung der Firma XY bis zum Stichtag, an dem die (Kirch)Gemeinden ein GEVER-System einführen müssen, alle Anforderungen? Und sind diese bei den (Kirch)Gemeinden auch umgesetzt? Dann spricht nichts gegen den weiteren Einsatz dieser GEVER-Software.

Ist unklar, ob die aktuell verwendete GEVER-Lösung alle Anforderungen der Koordinationsstelle für dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllt? Dann können Sie dies beim Anbieter nachfragen.

• eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle
• Übergangsbestimmungen gemäss Verordnung vom 11. Januar 2023 über die digitale Verwaltung (DVV; BSG 109.111), Artikel 30 

En ce qui concerne l’archivage à long terme, veuillez vous référer à la question « Le canton propose-t-il aux communes une solution d’archivage à long terme ? »

En ce qui concerne l’introduction de GEVER au sein des administrations communales, le canton de Berne n’endosse aucun rôle actif et n’assume aucun mandat. Le centre de formation pour l’économie et les prestations propose différentes formations données par un collaborateur des Archives de l’État :

• Introduction à GEVER – bien plus qu’une question technique ! (en allemand)
• GEVER – pleine utilisation de son potentiel et préparation à l’archivage numérique à long terme (en allemand)

Un échange d’expériences sur l’archivage numérique est organisé par l’Association des communes bernoises (ACB), mais le canton de Berne n’y est pas impliqué :

BEGEM: Zusammenarbeit / Erfahrungsaustausch unter den Gemeinden (en allemand)

Tous les nouveaux dossiers doivent être gérés de façon entièrement numérique à compter de la date d’instauration de la primauté du numérique.

Il n’est pas nécessaire de rétroconvertir les dossiers clos avant le changement de primauté ou les documents déjà archivés. Il est cependant important de définir clairement le point de rupture (date du passage à la primauté du numérique) et de conserver les dossiers en cours soit entièrement au format analogique soit entièrement au format numérique.