Bases légales et prescriptions

Oui, les dispositions s’appliquent aux autorités et à leurs échanges par voie électronique avec des particuliers. Par autorités, on comprend :

• les autorités cantonales,
• les autorités communales et
• les organismes cantonaux et communaux chargés de tâches publiques.

Loi du 7 mars 2022 sur l’administration numérique (LAN ; RSB 109.1), article 3

L’OAN ne prévoit pas de prolongation des délais de transition. Par conséquent, elle ne contient pas non plus de disposition relative à une procédure de prolongation d’un tel délai. 

La LAN et l’OAN  n’indiquent pas de conséquences en cas de non-respect des délais. Les dispositions applicables sont dès lors celles du droit administratif et procédural général ainsi que celles de la loi sur les communes (RSB170.11)

En cas de non-respect des délais, l’autorité de surveillance compétente peut prendre des mesures, d’office ou à la suite d’une dénonciation, pour s’assurer que les tâches prévues par la loi soient accomplies correctement par les autorités faisant l’objet de la surveillance (dans le cas des communes, ces mesures sont notamment décrites à l’art. 89 de la loi sur les communes). Il est également envisageable que des personnes concernées fassent recours contre des décisions administratives prévoyant qu’une autorité agisse selon une procédure non numérique , et que l’instance de recours donne des instructions correspondantes.

Non. Étant donné que la LAN et l’OAN s’appliquent également aux communes, vous n’avez pas besoin d’adapter les prescriptions prévoyant que toute procédure se fasse « par écrit ». Toutefois, s’il existe des prescriptions communales demandant la forme manuscrite ou sur support papier, il vous faut vérifier si la norme en question est compatible avec la primauté du numérique prévue par la LAN, et, le cas échéant, adapter cette norme.

À cet égard, il convient toutefois de préciser que l’article 32, alinéa 2 de la loi sur la procédure et la juridiction administrative (LPJA) exige toujours une signature manuscrite pour les écrits que peuvent avoir à fournir les parties lors d’une procédure devant les autorités administratives. En attendant la révision de la LPJA, ces écrits ne peuvent pas encore être acceptés sous forme numérique. Toutefois, le législateur cantonal a cessé d’appliquer strictement cette norme ; dans les dernières modifications d’ordonnances cantonales, il prévoit de plus en plus fréquemment l’acceptation d’écrits fournis exclusivement sous forme numérique, en dérogation à l’article 32, alinéa 2 LPJA (cf. p. ex art. 13, al. 5, lit. b OCAMal, selon laquelle la signature manuscrite sur les demandes de réduction des primes est facultative, ou les articles 26 / 26b / 29 / 31a / 45 OCCR, en vertu desquels différentes requêtes relatives à la circulation routière doivent être soumises par voie électronique).

Le délai de transition pour l’introduction d’un système de gestion électronique des affaires court jusqu’en 2027.

Ordonnance du 11 janvier 2023 sur l’administration numérique (OAN ; RSB 109.111), article 30, alinéa 2

Oui.
Voir à cet égard l’ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), et plus spécifiquement l’annexe 3 à l’article 6, alinéa 1 pour les paroisses générales (Délais de conservation minimaux destinés aux paroisses et aux paroisses générales des Églises nationales).

Vous trouverez ici toutes les priorités cantonales que le canton met en œuvre à l’heure actuelle :

Priorités pour mettre en œuvre la stratégie pour une administration numérique

Dans la mesure du possible, les processus des autorités sont peu à peu intégralement numérisés. La préparation et la documentation des séances devraient donc aussi être effectuées sous forme numérique, par exemple :     

• Proposer des points à l’ordre du jour
• Envoyer la convocation
• Rédiger et enregistrer le procès-verbal   

En revanche, les autorités sont libres de décider si elles souhaitent réaliser les séances sous forme physique ou numérique. La primauté du numérique ne vaut que lorsque la réalisation des tâches en ligne est aussi bonne qu’en présentiel. Les séances virtuelles ne permettent toutefois pas toujours un échange aussi bon que les séances physiques.