Fragen zur Digitalisierung in den Gemeinden (FAQ)

Ja, die Bestimmungen gelten für die Behörden und deren digitalen Verkehr mit Privatpersonen. Behörden sind:

• kantonale Behörden,
• Gemeindebehörden und
• Trägerinnen und Träger öffentlicher Aufgaben des Kantons und der Gemeinden.

Gesetz vom 7. März 2022 über die digitale Verwaltung (DVG; BSG 109.1), Artikel 3

Die Übergangsfrist bis zur Einführung eines Systems zur elektronischen Geschäftsverwaltung läuft bis 2027.

Verordnung vom 11. Januar 2023 über die digitale Verwaltung (DVV; BSG 109.111), Artikel 30 Absatz 2

Für die Vorabkontrolle von IT-Lösungen ist die Datenschutzaufsichtsstelle der Gemeinde zuständig. Die Datenschutzaufsichtsstelle der Gemeinde kann sich bei Fragen an die kantonale Datenschutzaufsichtsstelle wenden.

Datenschutzaufsichtsstelle des Kantons Bern

Im Ratgeber «Weg zur digitalen Archivierung» sind: 

• Angaben und Checklisten,
• Links zu Anbieterinnen und Anbietern und
• Mustervorlagen.

Ratgeber «Weg zur digitalen Archivierung»

Ja, die Vorlagen und Hilfsmittel finden Sie hier: 

Vorlagen und Hilfsmittel

Nein. Dies würde die Pflicht zur Nutzung eines vorgegebenen GEVER-Services bedingen. Das widerspricht der Gemeindeautonomie.

Aktuell bietet der Kanton keine Lösung für die Gemeinden.

Die laufende Archivgesetzrevision verfolgt diesbezüglich zwei Ziele:

• Die Gemeinden müssen für die Archivierung von Daten aus gemeinsam genutzten Applikationen (Kanton / Gemeinden) das digitale Langzeitarchiv nutzen, welches der Kanton zukünftig bereitstellen wird.
• Für die digitale Archivierung aller weiteren Gemeindedaten ist ein freiwilliger Teil vorgesehen.

Auch wenn der Kanton den Gemeinden ein System mit Funktionen zur digitalen Langzeitarchivierung bereitstellt, bleiben die Gemeinden für die Archivführung verantwortlich.

Die Lösung besteht aktuell noch nicht! Zuerst muss die Archivgesetzrevision in Kraft sein und danach das Umsetzungsprojekt durch den Grossen Rat bewilligt werden.

Für die Gemeinden gilt bis zur Einführung des digitalen Primats, d.h. bis zur Einführung eines professionellen, revisionssicheren GEVER-Systems, das Papierprimat. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle dauernd aufbewahrungswürdigen Unterlagen ausgedruckt, wo nötig unterschrieben und geordnet im Gemeindearchiv archiviert werden.

Eine File-Ablage oder ein DMS-System genügen diesen Ansprüchen nicht.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711)

Nein. Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen können nur dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme als Mindeststandard die fachlichen Anforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllen:

• Anforderungen zur elektronischen Geschäftsverwaltung 
• Anforderungen zur elektronischen Archivführung 
• Anforderungen zu den archivtauglichen Formaten 

Microsoft M365, Shares, Sharepoints oder Microsoft Teams erfüllen diese Anforderungen nicht.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711)

Es muss ein GEVER-System eingeführt werden. Microsoft M365-Cloud Lösungen erfüllen die Anforderungen nicht. Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen können nur dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme als Mindeststandard die fachlichen Anforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllen:

• Anforderungen zur elektronischen Geschäftsverwaltung 
• Anforderungen zur elektronischen Archivführung 
• Anforderungen zu den archivtauglichen Formaten 

Im Kanton Bern dürfen zudem keine Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten in einer Cloud aufbewahrt werden, welche nicht geschlossen und bei der Organisation betrieben wird.

Diese technischen Anforderungen müssen alle umgesetzt bzw. im Einsatz sein:

• Dossierprinzip
• Ordnungssystem
• Schutz / Sicherheit
• Metadaten
• Bewertung
• Abschliessen von Dossiers
• Konvertieren von Dokumenten
• Geordnete Übernahme

Für die technischen Anforderungen verweist die ArchDV Gemeinden auf die Koordinationsstelle für dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711), Artikel 26 Absatz 1 

Die Lösung der Firma XY erfüllt aktuell nicht alle Anforderungen, es fehlt die archivische Ablieferungsschnittstelle eCH-0160.

Erfüllt die Lösung der Firma XY bis zum Stichtag, an dem die (Kirch)Gemeinden ein GEVER-System einführen müssen, alle Anforderungen? Und sind diese bei den (Kirch)Gemeinden auch umgesetzt? Dann spricht nichts gegen den weiteren Einsatz dieser GEVER-Software.

Ist unklar, ob die aktuell verwendete GEVER-Lösung alle Anforderungen der Koordinationsstelle für dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllt? Dann können Sie dies beim Anbieter nachfragen.

• eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle
• Übergangsbestimmungen gemäss Verordnung vom 11. Januar 2023 über die digitale Verwaltung (DVV; BSG 109.111), Artikel 30 

Betreffend digitaler Langzeitarchivierung siehe die Frage «Bietet der Kanton den Gemeinden eine Lösung für die Langzeitarchivierung?».

Betreffend der GEVER-Einführung bei den Gemeinden: Der Kanton Bern hat keine aktive Rolle und keinen Auftrag. Das Bildungszentrum für Wirtschaft und Dienstleistung BWD bietet Schulungen an, welche ein Mitarbeiter des Staatsarchivs als Privatdozent gibt:

• Einführung von GEVER - Mehr als eine rein technische Frage!
• GEVER – Nutzung des vollen Potentials und Vorbereitung auf digitale Langzeitarchivierung

Es gibt beim Verband Bernischer Gemeinden VBG einen Erfahrungsaustausch zur digitalen Archivierung, bei dem jedoch der Kanton nicht involviert ist:

BEGEM: Zusammenarbeit / Erfahrungsaustausch unter den Gemeinden

Dem Staatsarchiv StAB und dem Verband Bernischer Gemeinden VBG sind aktuell keine Kooperationen bekannt. Wir empfehlen (Kirch-)Gemeinden, sich aktiv um eine Kooperation zu bemühen. Diese können sich über ein Formular für einen Erfahrungsaustausch zur digitalen Archivierung (also nicht zu GEVER) melden.

BEGEM: Zusammenarbeit / Erfahrungsaustausch unter den Gemeinden

Ja.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711), für Spezifika zu Gesamtkirchgemeinden ergänzend Anhang 3 zu Artikel 6 Absatz 1 (Mindestaufbewahrungsfristen für die Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden der Landeskirchen).

Nein, die Systeme müssen die Minimalanforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen KOST erfüllen:

• zur elektronischen Geschäftsverwaltung
• zur elektronischen Archivführung 
• zu den archivtauglichen Formaten

Nur so können Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen dauerhaft elektronisch archiviert werden.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711),  Artikel 19, Abschnitt 4 und Artikel 26, Abschnitt 1

Bei der Archivierung von Gemeindedaten ist zu unterscheiden zwischen:

• Daten aus gemeinsam mit dem Kanton genutzten Applikationen wie z.B. eBau oder neues Fallführungssystem NFFS 
• in den Systemen einer Gemeindeverwaltung anfallenden, weiteren digitalen Gemeindedaten (wie z.B. die Daten von Geschäftsverwaltungslösungen mit Fachmodulen)

Der Kanton Bern fokussiert derzeit auf die Archivierung von Daten aus den gemeinsam genutzten Applikationen, da hier der Handlungsbedarf am grössten ist. Für die digitale Archivierung aller weiteren Gemeindedaten ist ein freiwilliger Teil vorgesehen.

Wichtig ist, dass die archivierten Daten der Gemeinden und des Kantons klar voneinander getrennt gelagert werden.

Der Kanton prüft derzeit eine Lösung im Hinblick auf: 

• die Machbarkeit 
• den Aufbau
• den Betrieb
• die Finanzierung

Auch wenn der Kanton den Gemeinden ein System mit Funktionen zur digitalen Langzeitarchivierung bereitstellt, bleiben die Gemeinden für die Archivführung verantwortlich.

Für die Gemeinden gilt bis zur Einführung des digitalen Primats, d.h. bis zur Einführung eines professionellen, revisionssicheren GEVER-Systems, das Papierprimat. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle dauernd aufbewahrungswürdigen Unterlagen ausgedruckt, wo nötig unterschrieben und geordnet im Gemeindearchiv archiviert werden. Eine File-Ablage oder ein DMS-System genügen diesen Ansprüchen nicht.

Direktionsverordnung vom 20. Oktober 2014 über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden; BSG 170.711),  Artikel 26

Zurzeit bietet der Kanton diese Basisdienste an:

• Anschluss an das kantonale Netz (BE-Net)
• Authentifizierung (BE-Login)
• virtueller Arbeitsplatz des Kantons (BE-KWP VDI)

Welche weiteren Basisdienste kommen in Zukunft hinzu? Dazu gibt es noch keinen Entscheid.

Hier finden Sie alle kantonalen Schwerpunkte, welche der Kanton zurzeit umsetzt: 

Schwerpunkte zur Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 

Ja, der Kanton setzt Systeme ein, welche eine sichere Kommunikation gewährleisten:

• SecureMail 
• Totemo
• Nextcloud Secure 

Die Datenschutzaufsichtsstelle Ihrer Gemeinde weiss, welche Anwendungsfälle per E-Mail abgewickelt werden dürfen und was die Voraussetzungen dafür sind.

Am 1. Februar 2024 ist eine Änderung des Gesetzes über Niederlassung und Aufenthalt in Kraft getreten. Mit dieser wurde der eUmzug definitiv eingeführt. Gleichzeitig wird auf das Ausstellen amtlicher Papierdokumente wie des Heimatscheins und Heimatausweises und des Niederlassungs- und Aufenthaltsausweises verzichtet. Die Gemeinden haben die Möglichkeit, die Personenstandsdaten direkt über das vom Bund betriebene zentrale Personen-Informationssystem (INFOSTAR) abzurufen. Weitere Informationen sind in einer BSIG-Weisung zu finden.

Die kantonalen Behörden setzen die digitale Signatur seit November 2023 ein:

www.be.ch/signatur

Die Gemeinden können diese Lösung nicht brauchen, da der Kanton die BE-Signatur nicht als Basisdienst anbietet. Wieso nicht?

• Die Gemeinden sind nicht an die kantonale Benutzerverwaltung angebunden.
• Signierende von Gemeinden können nicht sicher identifiziert werden.

Es gibt drei verschiedene Standards für digitale Signaturen:

• Einfache elektronische Signatur (EES)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Auf der Website von SwissID, einem Service für digitale Signaturen der Post, sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen Standards beschrieben:

SwissID: Signatur-Standards

Für die Behörden im Kanton Bern hat der Kanton in technischen Standards festgelegt, welche Signaturen für die Zwecke des kantonalen Verwaltungsrechts verwendet werden sollten:

• qualifizierte elektronische Signatur gemäss dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES 
• geregeltes elektronisches Siegel gemäss dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES
• europäische Äquivalente für Dokumente aus dem EU-Ausland

www.be.ch/ict-standards, Standard APP-019

Das gilt aber nicht für Dokumente, die einer Gesetzgebung unterstehen. Dort gibt es einen engeren Unterschriftenbegriff. Dazu gehören:

• Eingaben, Verfügungen oder Entscheide gemäss dem Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRPG)
  Nach der verwaltungsgerichtlichen Praxis ist eine «Unterschrift» im Sinne des VRPG nur eine originale Handunterschrift. Erst mit der geplanten Revision des VRPG ist diesbezüglich eine Änderung zu erwarten.
• Urkunden nach Bundesrecht:
  • privatrechtliche Verträge
  • öffentliche (notarielle) Urkunden
  • Arztrezepte, etc.
    Diesbezüglich sind die bundesrechtlichen Bestimmungen zu beachten, welche typischerweise nur die qualifizierte elektronische Signatur und die Handunterschrift zulassen (vgl. etwa Obligationenrecht, Artikel 14, Abschnitt 2 bis für schriftformgebundene Verträge).

Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03)
Obligationenrecht vom 30. März 1911 (OR, SR 220), Artikel 14, Abschnitt 2
Gesetz vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG; BSG 155.21)

Bis im Herbst 2024 erstellt die Staatskanzlei eine Studie zu E-Voting. In der Studie werden unter anderem:

• die Anforderungen definiert
• den Bedarf an Ressourcen geklärt
• einen genauen Zeitplan erarbeitet

Nach dem Vorliegen der Studie wird der Regierungsrat voraussichtlich Ende 2024 über das weitere Vorgehen entscheiden. Anschliessend muss das zuständige Organ der Finanzierung zustimmen. Gemäss aktueller Planung wäre ein erster Urnengang mit E-Voting im ersten Halbjahr 2027 möglich.

Es gibt noch keinen Termin. Der politische Prozess steht erst am Anfang.

Die Abläufe der Behörden im Kanton werden schrittweise und möglichst vollständig digitalisiert. Die Vorbereitung und Dokumentation der Sitzung sollten deshalb digital erfolgen, zum Beispiel:

• Traktanden einbringen
• Einladung versenden
• Protokoll erstellen und ablegen

Dagegen sind die Behörden frei darin, zu entscheiden, ob sie Sitzungen physisch oder digital durchführen wollen. Das digitale Primat gilt nur, wenn die Aufgaben digital gleich gut erfüllt werden können wie physisch. Digitale Sitzungen erlauben aber nicht immer einen gleich guten Austausch wie physische Sitzungen.

Mit «digitalem Verkehr» ist gemeint, dass die Geschäftsprozesse der Behörden, in die Private miteinbezogen werden, digital abgewickelt werden. Für einige Geschäftsprozesse mag ein Kontaktformular auf der Website der Behörde genügen. Wenn es zum Beispiel um das Ausstellen von einer Bewilligung geht, wo ein höheres Mass an Interaktion erfordert ist, genügt das möglicherweise nicht.

Grundsätzlich ja. Sowohl die Behörde wie auch die Adressatin bzw. der Adressat der Rechnung müssen aber über die dafür nötigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen verfügen, wie z.B. sichere Übermittlungskanäle.

Nur, wenn dies für den Zweck der Interaktion nötig ist. 

Verordnung vom 11. Januar 2023 über die digitale Verwaltung (DVV; BSG 109.111), Artikel 9

• Geschäftsstelle Digitale Verwaltung
• Verband Bernischer Gemeinden
• Amt für Gemeinden und Raumordnung
• Amt für Informatik und Organisation