Questions concernant la numérisation dans les communes (FAQ)

Oui, les dispositions s’appliquent aux autorités et à leurs échanges par voie électronique avec des particuliers. Par autorités, on comprend :

• les autorités cantonales,
• les autorités communales et
• les organismes cantonaux et communaux chargés de tâches publiques.

Loi du 7 mars 2022 sur l’administration numérique (LAN ; RSB 109.1), article 3

Le délai de transition pour l’introduction d’un système de gestion électronique des affaires court jusqu’en 2027.

Ordonnance du 11 janvier 2023 sur l’administration numérique (OAN ; RSB 109.111), article 30, alinéa 2

L’organe compétent pour le contrôle préalable de solutions informatiques est l’autorité communale de surveillance de la protection des données. En cas de question, celle-ci peut s’adresser à l’autorité cantonale de surveillance de la protection des données.

Bureau pour la surveillance de la protection des données

Dans le guide « La voie vers l’archivage électronique » vous trouverez :

• des informations et des listes de contrôle,
• des liens vers des prestataires et
• des modèles de documents et de procédures.

Guide : la voie vers l’archivage électronique

Oui, vous trouverez des modèles et des outils ici : 

Modèles, documents-type et outil de planification de calendrier

En été 2023, l’Office d’informatique et d’organisation du canton de Berne (OIO) a mis à la disposition des actrices et acteurs du marché une demande de renseignement (Request for Information, RFI) sur la réalisabilité des exigences connues et à prévoir relatives au système de gestion des affaires du canton de Berne. Les informations et le questionnaire peuvent être utiles aux communes ayant des projets similaires.

• BE Gever Fragenkatalog (en allemand, KAIO, 2023)
• BE Gever Informationen (en allemand, KAIO, 2023)

Vous pouvez également bénéficier de l’offre de conseil du Bureau central de coordination des achats du canton de Berne : https://www.oio.fin.be.ch/marchés_publics

Non, car cela présupposerait l’obligation d’utiliser un service donné, ce qui est contraire à l’autonomie communale.

Pour le moment, le canton ne propose pas de solution aux communes.

La révision en cours de la législation sur l’archivage poursuit à cet égard deux objectifs :

• Les communes doivent utiliser les archives numériques à long terme que le canton mettra à l’avenir à disposition pour l’archivage de données issues d’applications utilisées conjointement par le canton et les communes.
• Un volet facultatif est prévu pour l’archivage numérique de toutes les autres données communales.

Même si le canton met à disposition des communes un système avec des fonctions permettant l’archivage numérique à long terme, les communes restent responsables de la gestion de leurs archives.

Pour l’heure, cette solution n’existe pas encore. Il faut tout d’abord que la révision de la loi sur l’archivage entre en vigueur et que le projet de mise en œuvre soit validé par le Grand Conseil.

Pour les communes, la primauté du papier s’applique jusqu’au lancement de la primauté du numérique, c’est-à-dire jusqu’à l’introduction d’un système inaltérable de gestion électronique des affaires de niveau professionnel. D’ici là, tous les documents dignes d’être conservés de façon permanente doivent être imprimés, signés si nécessaire, classés et conservés dans des archives communales.

Le stockage dans un dossier ou un système de gestion des documents ne satisfait pas ces exigences.

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711)

Non, les documents issus de domaines d’activité qui font l’objet d’un traitement exclusivement électronique ne peuvent qu’être archivés durablement sur un support électronique dans la mesure où les systèmes répondent aux exigences techniques minimales du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) :

• Exigences pour la gestion de documents électroniques
• Exigences pour l’archivage électronique
• Exigences pour les formats adaptés à l’archivage

Microsoft M365, Shares, Sharepoints ou Microsoft Teams ne remplissent pas ces exigences. 

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711)

Un système de gestion électronique des affaires doit être mis en place. Les solutions infonuagiques de Microsoft 365 ne remplissent pas les exigences. Les documents issus de domaines d’activité qui font l’objet d’un traitement exclusivement électronique ne peuvent qu’être archivés durablement sur un support électronique dans la mesure où les systèmes répondent aux exigences techniques minimales du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) :

• Exigences pour la gestion de documents électroniques
• Exigences pour l’archivage électronique
• Exigences pour les formats adaptés à l’archivage

Dans le canton de Berne, il est par ailleurs interdit de conserver des documents contenant des données personnelles particulièrement dignes de protection dans un nuage informatique qui n’est pas fermé et exploité par l’organisation elle-même.

Les exigences techniques suivantes doivent toutes être disponibles :

• Principe du dossier
• Système de classement
• Protection et sécurité
• Métadonnées
• Évaluation
• Clôture de dossiers
• Conversion de documents
• Prise en charge prédéfinie

Pour les exigences technique, l’ODArch communes renvoie au Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO). 

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), article 26 paragraphe 1

La solution de l’entreprise XY ne remplit pas toutes les exigences pour le moment. L’interface archivistique de versements standardisée eCH-0160 fait défaut.

Si la solution de l’entreprise XY remplit toutes les conditions requises d’ici à la date limite d’introduction d’un système GEVER pour les communes et paroisses et si ces conditions sont aussi mises en place auprès des communes et paroisses, alors rien ne va à l’encontre du recours à ce logiciel GEVER.

S’il n’est pas clair si la solution GEVER remplit actuellement toutes les exigences du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), il est conseillé de se renseigner auprès du prestataire.

• eCH-0160 : interface de versements archivistiques
• Ordonnance du 11 janvier 2023 sur l’administration numérique (OAN; RSB 109.111), article 30

En ce qui concerne l’archivage à long terme, veuillez vous référer à la question « Le canton propose-t-il aux communes une solution d’archivage à long terme ? »

En ce qui concerne l’introduction de GEVER au sein des administrations communales, le canton de Berne n’endosse aucun rôle actif et n’assume aucun mandat. Le centre de formation pour l’économie et les prestations propose différentes formations données par un collaborateur des Archives de l’État :

• Introduction à GEVER – bien plus qu’une question technique ! (en allemand)
• GEVER – pleine utilisation de son potentiel et préparation à l’archivage numérique à long terme (en allemand)

Un échange d’expériences sur l’archivage numérique est organisé par l’Association des communes bernoises (ACB), mais le canton de Berne n’y est pas impliqué :

BEGEM: Zusammenarbeit / Erfahrungsaustausch unter den Gemeinden (en allemand)

Pour l’heure, les Archives de l’État (AEB) et l’Association des communes bernoises (ACB) n’ont connaissance d’aucune coopération. Nous recommandons aux communes et paroisses de s’engager activement pour une telle coopération. Ces dernières peuvent par exemple s’inscrire à un échange d’expériences sur l’archivage numérique (et non pas sur GEVER) à l’aide d’un formulaire.

BEGEM: Zusammenarbeit / Erfahrungsaustausch unter den Gemeinden (en allemand)

Oui.
Voir à cet égard l’ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), et plus spécifiquement l’annexe 3 à l’article 6, alinéa 1 pour les paroisses générales (Délais de conservation minimaux destinés aux paroisses et aux paroisses générales des Églises nationales).

Tous les nouveaux dossiers doivent être gérés de façon entièrement numérique à compter de la date d’instauration de la primauté du numérique.

Il n’est pas nécessaire de rétroconvertir les dossiers clos avant le changement de primauté ou les documents déjà archivés. Il est cependant important de définir clairement le point de rupture (date du passage à la primauté du numérique) et de conserver les dossiers en cours soit entièrement au format analogique soit entièrement au format numérique.

Non, les systèmes doivent répondre aux exigences minimales du Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO) :

• Exigences pour la gestion de documents électroniques
• Exigences pour l’archivage électronique
  
• Exigences pour les formats adaptés à l’archivage

Ce n’est qu’ainsi que les documents issus de domaines d’activité qui font l’objet d’un traitement exclusivement électronique peuvent être archivés durablement sur un support électronique. 

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), article 19 paragraphe 4 et article 26 paragraphe 1

Lorsqu’il est question d’archivage de données communales, il faut distinguer entre :

• les données issues d’application utilisées conjointement avec le canton, comme eBau ou le nouveau système de gestion des cas NFFS et
• les autres données communales numériques provenant des programmes d’une administration communale (p. ex. les données de logiciels de gestion des affaires contenant des modules spécialisés).

Le canton de Berne se concentre pour le moment sur l’archivage de données issues d’applications utilisées conjointement, puisqu’il s’agit du secteur où les besoins sont les plus importants.

Un volet facultatif est prévu pour l’archivage numérique de toutes les autres données communales. Il est important que les données archivées de communes et du canton soient clairement séparées au niveau du stockage.

Le canton analyse actuellement une solution quant à :

• sa faisabilité,
  
• sa structure,
• son exploitation et
• son financement.

Même si le canton met à disposition des communes un système avec des fonctions permettant l’archivage numérique à long terme, les communes restent responsables de la gestion de leurs archives.

Pour les communes, la primauté du papier s’applique jusqu’au lancement de la primauté du numérique, c’est-à-dire jusqu’à l’introduction d’un système inaltérable de gestion électronique des affaires de niveau professionnel. D’ici là, tous les documents dignes d’être conservés de façon permanente doivent être imprimés, signés si nécessaire, classés et conservés dans des archives communales. Le stockage dans un dossier ou un système de gestion des documents ne satisfait pas ces exigences.

Ordonnance de Direction du 20 octobre 2014 sur la gestion et l’archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements (ODArch communes; RSB 170.711), article 26

À ce jour, le canton propose les services de base suivants :

• Raccordement au réseau cantonal (BE-Net)
• Authentification (BE-Login)
• Poste de travail cantonal virtuel (BE-PTC VDI)

Quels autres services de base viendront s’ajouter à l’avenir ? Aucune décision n’a été prise à ce sujet.

Vous trouverez ici toutes les priorités cantonales que le canton met en œuvre à l’heure actuelle :

Priorités pour mettre en œuvre la stratégie pour une administration numérique

Oui, le canton utilise des systèmes qui garantissent une communication sécurisée :

• SecureMail 
• Totemo
• Nextcloud Secure

L’autorité de surveillance de la protection des données de votre commune peut vous informer sur les cas de figure où le recours au courrier électronique est permis ainsi que sur les conditions applicables.

La modification de la loi sur l’établissement et le séjour des Suissesses et des Suisses (LES) est entrée en vigueur le 1er février 2024. Elle inscrit définitivement l’annonce électronique des déménagements dans la loi. Dans le même temps, l’obligation de remettre les documents officiels tels que l’acte ou le certificat d’origine ainsi que l’attestation d’établissement ou de séjour au format papier est abandonnée. Les communes ont la possibilité de consulter les données de l’état civil directement dans le système d’information central de personnes de la Confédération (INFOSTAR). De plus amples informations sont disponibles dans une notice ISCB.

Les autorités cantonales ont adopté la signature numérique en novembre 2023 :

www.be.ch/signature

Les communes ne peuvent pas utiliser cette solution, car le canton ne propose pas « BE-Signature » comme service de base. Pourquoi donc ?

• Les communes ne sont pas rattachées à la gestion cantonale des utilisatrices et utilisateurs. 
• Les personnes signant au nom d’une commune ne peuvent pas être identifiées avec certitude.

Il existe trois normes différentes pour les signatures numériques :

• la signature électronique simple (SES)
• la signature électronique avancée (SEA)
• la signature électronique qualifiée (SEQ)
  

Les différences entre ces trois niveaux sont décrites sur le site Web de SwissID, un service de la Poste suisse pour les signatures numériques : Niveaux de signatures | SwissID

Pour les autorités du canton de Berne, le canton a défini dans des normes techniques les signatures qui devraient être utilisées en application du droit administratif bernois :

• signature électronique qualifiée conformément à la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE)
• cachet électronique réglementé conformément à la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE)
• ainsi qu’équivalents européens pour les documents issus de l’étranger (UE)

www.be.ch/normes-tic, norme APP-019

Ces normes ne s’appliquent toutefois pas aux documents soumis à une législation. Dans ce contexte-là, la définition des signatures est précisée. C’est le cas notamment pour les :

• requêtes, décisions administratives et jugements au sens de la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA) : selon la pratique des tribunaux administratifs, seule une signature manuscrite originale peut être qualifiée de « signature » au sens de la LPJA. La modification de cette règle n’est prévue que dans le cadre de la révision à venir de la LPJA.
• actes au sens du droit fédéral :
  • Contrats de droit privé
  • Actes officiels (notariés)
  • Ordonnances médicales, etc.
    Les dispositions du droit fédéral doivent être observées dans ces contextes, lesquelles n’autorisent typiquement que la signature électronique qualifiée et la signature manuscrite (cf. notamment l’art. 14, alinéa 2bis du droit des obligations, pour les contrats soumis à la forme écrite).

Loi fédérale du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE, RS 943.03)
Loi fédérale du 30 mars 1911 complétant le Code civil suisse (CO, RS 220), article 14 paragraphe 2
Loi du 23 mai 1989 sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA, RSB 155.21)

C’est l’article 2, alinéa 1 OAN qui est déterminant pour répondre à cette question.

« ¹ Dans les échanges au sein et entre des autorités ainsi que dans des affaires portant sur des questions de personnel, les documents et les informations sous forme numérique font foi

a s’ils sont établis et enregistrés conformément aux normes (art. 8) d’une manière qui garantit leur authenticité ou

b s’il n’existe aucun doute sérieux quant à leur authenticité pour quelque raison que ce soit. »

Selon les normes TIC cantonales citées dans cette disposition (www.be.ch/normes-tic, la règle suivante s’applique (APP-019) :

« Les signatures numériques indiquées ci-dessous sont des méthodes autorisées pour certifier l’authenticité des documents des autorités et des tiers [...] :

• Signature électronique qualifiée définie à l’article 2, lettre e de la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE, RS 943.03)
• Cachet électronique réglementé (art. 2, let. d SCSE)
• Signature électronique qualifiée et cachet électronique répondant à la norme européenne eIDAS [...] »

Cela signifie pour les communes qu’il convient d’utiliser l’une des méthodes de signature prévues dans les normes afin de certifier le caractère juridique contraignant des documents administratifs mentionnés (tels que les arrêtés des organes communaux) ou d’utiliser ces derniers comme preuve en cas de litige.

Toutefois, comme précisé à l’article 2, alinéa 1, lettre b OAN, cela n’est pas obligatoire : d’autres méthodes peuvent aussi être utilisées, dès lors qu’il n’existe aucun doute sérieux quant à l’authenticité des documents numériques. Pour savoir quelle signature suffit (la signature simple ou avancée) pour authentifier un document, il faut prendre en compte différents éléments, au rang desquels la conception technique, le maniement de ces signatures ainsi que le contexte de création et de stockage des documents. Par conséquent, il n’est pas possible de proposer un cadre général d’évaluation ici. Pour miser sur la sécurité, mieux vaut donc privilégier une signature électronique qualifiée (QES) ou un cachet électronique réglementé. Le canton utilise également ces méthodes pour son service de signature numérique (www.be.ch/signature).

Une étude sur le vote électronique est en cours à la Chancellerie d’État. Cette étude qui sera terminée d’ici à l’automne 2024 permettra entre autres de spécifier les prérequis, d’avoir une idée concrète des ressources nécessaires et d’établir un calendrier précis.

Une fois l’étude disponible, le Conseil-exécutif définira la marche à suivre, probablement vers la fin de l’année 2024. L’organe compétent devra ensuite en approuver le financement. En l’état actuel des choses, un premier scrutin avec vote électronique pourrait avoir lieu au premier semestre de l’année 2027.

Aucune échéance n’a été fixée pour l’instant. Le processus politique vient de commencer.

Dans la mesure du possible, les processus des autorités sont peu à peu intégralement numérisés. La préparation et la documentation des séances devraient donc aussi être effectuées sous forme numérique, par exemple :     

• Proposer des points à l’ordre du jour
• Envoyer la convocation
• Rédiger et enregistrer le procès-verbal   

En revanche, les autorités sont libres de décider si elles souhaitent réaliser les séances sous forme physique ou numérique. La primauté du numérique ne vaut que lorsque la réalisation des tâches en ligne est aussi bonne qu’en présentiel. Les séances virtuelles ne permettent toutefois pas toujours un échange aussi bon que les séances physiques.

Par « échange sous forme numérique », on entend le fait que les processus d’affaires des autorités qui impliquent des personnes privées soient effectués de façon numérique. Pour certains processus d’affaires, la mise à disposition d’un formulaire de contact sur le site Internet de l’autorité peut être suffisant. En revanche, un simple formulaire ne suffira probablement pas pour l’octroi d’autorisations, processus qui requiert plus d’interactions.

Non. L’article 8, alinéa 3 LAN exige uniquement que les autorités désignent les ressources que des tiers peuvent utiliser pour entrer en contact avec elles. En tant qu’autorité, vous êtes libre de choisir la manière dont vous vous acquittez de cette obligation. Vous pouvez par exemple mettre les informations correspondantes en ligne sur le site de votre commune ou régler la question au moyen d’un acte législatif communal (qui devra alors être publié).

En vertu de la législation en vigueur, la grande majorité des décisions ne peuvent pas encore être notifiées par voie numérique. L’article 5, alinéa 3 LAN prévoit en effet une réserve concernant la législation sur les procédures, qui prescrit la notification des décisions par voie postale et l’apposition d’une signature manuscrite conformément à la pratique du Tribunal administratif (le même principe s’appliquant aux écrits dans le cadre d’une procédure administrative).

Les dispositions de l’article 9, alinéa 2, lit. c OAN relatives à l’identification lors de la notification numérique de décisions ne sont dès lors pertinentes que pour les rares cas dans lesquels il existe une base légale cantonale spéciale relative aux décisions. Une telle base existe notamment en droit fiscal.

Une révision de la LPJA a été lancée dans le but de permettre la notification de décisions ainsi que la soumission d’écrits par voie électronique dans le cadre d’une procédure administrative. Pour l’instant, cette voie n’est toutefois pas encore accessible aux communes.

Non. Étant donné que la LAN et l’OAN s’appliquent également aux communes, vous n’avez pas besoin d’adapter les prescriptions prévoyant que toute procédure se fasse « par écrit ». Toutefois, s’il existe des prescriptions communales demandant la forme manuscrite ou sur support papier, il vous faut vérifier si la norme en question est compatible avec la primauté du numérique prévue par la LAN, et, le cas échéant, adapter cette norme.

À cet égard, il convient toutefois de préciser que l’article 32, alinéa 2 de la loi sur la procédure et la juridiction administrative (LPJA) exige toujours une signature manuscrite pour les écrits que peuvent avoir à fournir les parties lors d’une procédure devant les autorités administratives. En attendant la révision de la LPJA, ces écrits ne peuvent pas encore être acceptés sous forme numérique. Toutefois, le législateur cantonal a cessé d’appliquer strictement cette norme ; dans les dernières modifications d’ordonnances cantonales, il prévoit de plus en plus fréquemment l’acceptation d’écrits fournis exclusivement sous forme numérique, en dérogation à l’article 32, alinéa 2 LPJA (cf. p. ex art. 13, al. 5, lit. b OCAMal, selon laquelle la signature manuscrite sur les demandes de réduction des primes est facultative, ou les articles 26 / 26b / 29 / 31a / 45 OCCR, en vertu desquels différentes requêtes relatives à la circulation routière doivent être soumises par voie électronique).

Le modèle de maturité « cybergouvernement », qui suit quatre étapes et formes d’interaction, permet de déterminer le degré de maturité.

1. Information :
   Cette phase correspond à la première génération d’Internet et consiste donc en la mise à disposition unilatérale d’informations. L’interaction directe entre l’administration et les groupes cibles n’est pas encore possible.
2. Interaction (communication) :
   Cette phase consiste en une communication électronique réciproque. Les interfaces d’une application à une autre ne sont pas encore installées. Les données électroniques sont traitées manuellement. 
   Exemple : L’administration propose des commandes en ligne à l’aide de formulaires (p. ex. PDF).
3. Transaction :
   Cette phase représente les prestations que les autorités peuvent fournir par voie électronique et, en partie ou – idéalement – de bout en bout, sans rupture de support. Les processus opérationnels sans rupture de support sont soutenus par des portails, des formulaires en ligne et des interfaces qui transfèrent automatiquement les données d’une application à une autre.
   Exemple : envoi d’une déclaration d’impôt avec un justificatif d’identité électronique.
4. Intégration (mise en réseau) :
   Cette phase vise à déployer les processus dans l’idéal sans aucune rupture de support ou de manière automatisée. Comme les processus opérationnels sont interconnectés au-delà de l’organisation même, cette phase présente un haut degré de complexité (au niveau organisationnel et technique). Dans le même temps, la valeur ajoutée du point de vue des usagères ou usagers est aussi plus élevée.
   Exemple : procédure électronique d’octroi du permis de construire (eBau)

Ces différentes phases requièrent des exigences plus ou moins élevées en matière d’intégration organisationnelle et technique des services électroniques. 

Pour plus d’informations, veuillez consulter la page Stratégie pour une administration numérique.

En principe, oui. Mais pour ce faire, aussi bien les autorités que les destinataires de la facture doivent disposer des conditions nécessaires sur le plan technique et organisationnel, telles que des canaux de transmission sécurisés, par exemple.

Seulement lorsque cela est nécessaire pour le but visé par l’interaction.

Ordonnance du 11 janvier 2023 sur l’administration numérique (OAN; RSB 109.111)

• Secrétariat à l’administration numérique
• Association des Communes Bernoises
• Office des affaires communales et de l’organisation du territoire
• Office d’informatique et d’organisation